Régie interne

ASSOCIATION HUMANISTE DU QUÉBEC

 1225 Boulevard St-Joseph Est,  Montréal , Qc H2J 1L3

Tel. 514 333-5560 – Site web : http://assohum.org


Règlement 1: Régie interne – version 4

1ère  modification aux lettres patentes le 11 novembre 2005 – le nombre d’administrateurs passe à 7  – amendement  de  4.01

2ème amendement le 20 décembre 2008 – ajout de 4.12.2 – 4.12 renommé 4.12.1

3ème amendement le 19 février 2011 – ajout de 4.15 et 5.09
 

Table des articles

1.00 INTERPRÉTATION.. 3

2.00 ORGANISATION DE l’ASSOCIATION.. 3

2.01 Décisions administratives. 3

2.02 Représentation de l’Association. 3

3.00 ASSEMBLÉES DES MEMBRES. 3

3.01 Assemblée annuelle. 3

3.02 Assemblée spéciale. 4

3.03 Lieu des assemblées. 4

3.04 Avis de convocation. 4

3.05 Renonciation à l’avis de convocation. 4

3.06  Assemblée sans avis. 4

3.07 Quorum.. 5

3.08 Droit de vote. 5

3.09 Majorité. 5

3.10 Vote. 5

3.11 Membres de l’Association. 5

3.11.01 Cotisations et dons. 5

3.11.02 Retrait5

3.11.03 Suspension. 5

3.11.04 Expulsion. 6

4.00  CONSEIL D’ADMINISTRATION.. 6

4.01 Composition. 6

4.02 Quorum.. 6

4.03 Élection et durée du mandat6

4.04 Administrateur retiré. 6

4.05 Révocation. 7

4.06 Vacance. 7

4.07 Rémunération. 7

4.08 Pouvoirs du conseil7

4.09 Convocation. 7

4.10 Avis de convocation. 7

4.11 Renonciation à l’avis de convocation. 7

4.12 Participation par appareils de communication. 8

4.13 Résolution tenant lieu de réunion. 8

4.14 Vote au conseil d´administration. 8

4.15.Observateurs aux réunions du Conseil d’administration. 8

5.00 OFFICIERS. 9

5.01 Nomination. 9

5.02 Autres postes. 9

5.03 Cumul9

5.04 Durée des fonctions. 9

5.05 Attributions. 9

5.05.01 Le président9

5.05.02 Le vice-président9

5.05.03 Le trésorier9

5.05.04 Le secrétaire. 10

5.06 Délégation des pouvoirs d’un officier10

5.07 Démission et destitution. 10

5.08 Rémunération. 10

5.09 Limitation des mandats consécutifs des officiers. 10

6.00 RESPONSABILITÉ DES ADMINISTRATEURS, OFFICIERS ET AUTRES REPRÉSENTANTS10

6.01 Limitation de responsabilité. 10

6.02 Indemnités. 11

7.00 EMPRUNT. 11

7.01 Pouvoirs d’emprunt11

7.02 Délégation. 11

8.00 ATTESTATION DE DOCUMENTS. 12

9.00 ADOPTION, ABROGATION ET AMENDEMENT. 12

 


 

1.00 INTERPRÉTATION

Les règlements de l’Association doivent être interprétés en conformité partie III de la Loi sur les compagnies, (L.R.Q., c. C.38), y compris amendement subséquent et toute loi affectée au remplacement de celle-ci, dénommée 1a “Loi”.

Les mots et expressions définis dans la Loi ont la même signification pour du présent Règlement.

Le nombre singulier est réputé inclure le pluriel et vice versa; tout terme susceptible de comporter un genre est réputé inclure le masculin et le féminin

2.00 ORGANISATION DE l’ASSOCIATION

2.01 Décisions administratives

Le conseil d’administration fixe, par le biais d’une résolution:
a) l’adresse du siège social dans les limites imposées par les Lettres Patentes de l’Association;
b) la date prévue pour la fin de chacun des exercices financiers de l’Association

2.02 Représentation de l’Association
Tout administrateur ou toute personne désignée par le conseil d’administration a le pouvoir:
a) de représenter l’Association pour tout bref de saisie-arrêt avant ou après jugement qui peut lui être signifié;
b) de préparer des affidavits qui peuvent être nécessaires en cas d’opposition ou autres procédures judiciaires;
c) de faire toute demande de dissolution ou liquidation ou toute requête pour mise en faillite contre tout débiteur de l’Association et d’être présent et de voter aux assemblées des créanciers et d’octroyer des procurations à ce sujet;
d) de répondre â tout interrogatoire sur faits et articles et autres procédures qui pourraient être nécessaires dans un litige concernant l’Association;
e) de représenter l’Association dans le cadre de toute affaire.

3.00 ASSEMBLÉES DES MEMBRES

3.01 Assemblée annuelle
À la fin de chaque exercice financier de l’Association, dans les délais prescrits par la Loi, une assemblée générale annuelle des membres se tient à la date et à l’heure que le conseil d’administration détermine chaque année, pour procéder à :
– l’examen des états financiers,
– l’élection des administrateurs,
– la nomination des officiers et,
– s’il y a lieu, à l’étude du rapport du vérificateur ou de l’expert-comptable, à la nomination ou au renouvellement du mandat de ce dernier ainsi qu’à la détermination de leur rémunération pour l’année en cours.

3.02 Assemblée spéciale
Une assemblée spéciale des membres de l’Association peut être convoquée en tout temps:
a) par le conseil d’administration, au moyen d’une résolution;
b) par au moins la moitié des membres en règle, au moyen d’une requête écrite à cet effet, adressée au secrétaire de l’Association. Une telle requête doit mentionner le but pour lequel l’assemblée doit être convoquée.

À défaut par le secrétaire de convoquer une telle assemblée dans les dix (10) jours de la réception de ladite requête, celle-ci pourra être convoquée par l’un des signataires de la requête.


3.03 Lieu des assemblées
Les assemblées des membres de l’Association sont tenues au siège social de l’Association ou à tout autre endroit déterminé par le conseil d’administration.

Advenant le cas où une assemblée est tenue à l’extérieur du Québec, les membres absents ayant renoncé à l’avis de convocation ou ayant consenti à la tenue de l’assemblée, seront présumés avoir consenti à la tenue d’une telle assemblée.

3.04 Avis de convocation
Un avis de convocation spécifiant la date, l’heure, le lieu ainsi que les affaires devant être traitées à une assemblée annuelle ou spéciale doit être envoyé par la poste régulière à chacun des membres de l’Association et à chaque administrateurs au moins dix (10) jours ouvrables avant la tenue d’une telle assemblée.

3.05 Renonciation à l’avis de convocation
Un membre ou toute autre personne admise à assister à une telle assemblée peut renoncer à l’avis de convocation ou consentir à la tenue de l’assemblée; la présence de toute personne à une assemblée des membres doit être considérée comme une renonciation à l’avis de convocation, sauf si telle personne est présente dans le but exprès de s’objecter à ce qu’il n’y soit traité aucune affaire pour le motif que l’assemblée n’a pas été légalement convoquée.

3.06  Assemblée sans avis
Une assemblée des membres peut être tenue sans avis, en tout temps et à n’importe quel endroit permis par la Loi:
a) si tous les membres sont présents en personne ou si toutes les personnes non présentes ont renoncé par écrit à l’avis de convocation ou ont consenti à la tenue de l’assemblée; et
b) si le vérificateur et tous les administrateurs sont présents ou ont renoncé par écrit à l’avis de convocation ou ont consenti à la tenue de l’assemblée.

3.07 Quorum
Dix pourcent des membres en règle, présents en personne ou par procuration écrite ou par télécommunication sécuritaire, et représentant un  minimum d’au moins deux membres, constitue le quorum pour toute assemblée générale ou spéciale des membres.

Aucune affaire ne peut être transigée dans le cadre d’une assemblée, à moins que le quorum ne soit atteint dès l’ouverture de l’assemblée et qu’il ne le demeure tout au long de ladite assemblée.

3.08 Droit de vote
Seuls les membres en règle ont le droit de voter dans le cadre d’une assemblée générale ou spéciale. Chaque membre a le droit d’exercer un vote. Le vote par procuration est permis.

3.09 Majorité
Sous réserve des dispositions de la Loi ou ses règlements, toute question soumise aux membres à une assemblée est décidée par la majorité des votes exprimés sur la question. Dans l’éventualité d’une égalité des votes, le président de l’assemblée aura voix prépondérante.

3.10 Vote
Le vote se fait à main levée mais tient compte des procurations écrites déposées..

3.11 Membres de l’Association
Toute personne intéressée à devenir membre de l’Association, doit:
• en faire la demande dans la forme prescrite par le conseil d’administration;
• s’engager à respecter les principes directeurs de l’humanisme décrits au règlement 2 de la Compagnie,
• fournir une cotisation annuelle d’un montant déterminé de temps à autre par le conseil d’administration.
• satisfaire à tous les critères d’éligibilité déterminés de temps à autre par le conseil d’administration.

3.11.01 Cotisations et dons
Les cotisations des membres doivent être payées selon les modalités fixées par le conseil d’administration, lequel peut aussi accepter des souscriptions fermes et des dons.

3.11.02 Retrait
Tout membre peut se retirer en tout temps, en signifiant ce retrait par écrit à un officier de l’Association. Toutefois, le retrait d´un membre ne le libère pas du paiement des souscriptions auxquelles il s´est engagé envers l’Association.

3.11.03 Suspension
Tout membre qui enfreint un règlement quelconque de l’Association, peut être suspendu, au moyen d’une résolution à cet effet du conseil d’administration. Un tel membre peut cependant, sur paiement de  tous arrérages dus et après avoir complété une demande de réintégration dans les trente jours de la réception d’un tel avis de suspension, être réintégré à la discrétion du conseil d’administration. Si une demande de réintégration n’est pas complétée par le membre concerné à l’intérieur de ladite période, celui-ci sera réputé avoir perdu sa qualité de membre et un avis à cet effet devra lui être envoyé par le secrétaire

3.11.04 Expulsion
Tout membre qui enfreint un règlement quelconque de l’Association ou dont la conduite ou les activités sont jugées incompatibles aux intérêts de l’Association, peut être expulsé de l’Association par résolution du conseil d’administration. L’expulsion n’est opposable au membre en question que s’il a eu le droit d’être entendu à une réunion du conseil d’administration convoquée à cette fin. La décision du conseil d’administration doit être transmise par écrit au membre concerné; elle est finale et sans appel.

4.00  CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.01 Composition
Sous réserve des dispositions des Lettres Patentes de l’Association, les affaires de cette dernière sont administrées par un conseil composé de sept administrateurs.

4.02 Quorum
Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est de deux administrateurs pendant toute la durée des assemblées.

4.03 Élection et durée du mandat
Les premiers administrateurs de l’Association entrent en fonction jusqu´à la première assemblée d’organisation. Les administrateurs ainsi nommés demeurent en fonction jusqu’à l’élection de leurs successeurs.

L’élection des administrateurs doit être effectuée à chaque assemblée annuelle. Tout administrateur ainsi élu demeure en fonction jusqu’à l’élection de son successeur, à moins qu’il ne démissionne ou que son poste ne devienne vacant à la suite de son décès, de sa destitution, de sa révocation ou autrement.

4.04 Administrateur retiré
Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper ses fonctions d’administrateur, tout administrateur:
a) qui offre par écrit sa démission au conseil d’administration, à compter du moment de son acceptation par celui-ci;
b) qui cesse de posséder les qualifications requises;
e) qui est en faillite, qui fait une liquidation générale au profit de ses créanciers ou qui est déclaré insolvable:
d) qui devient inapte.

4.05 Révocation
Le mandat d’un administrateur peut être révoqué au moyen d’une résolution ordinaire adoptée par les membres dans le cadre d’une assemblée annuelle ou spéciale dûment convoquée à cette fin.

4.06 Vacance
Sous réserve des dispositions de la Loi et nonobstant toute vacance, les administrateurs en fonction peuvent exercer tous les pouvoirs du conseil d’administration, tant et aussi longtemps que le quorum au conseil subsiste.

4.07 Rémunération
Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services comme administrateurs mais ils peuvent être remboursés pour les dépenses raisonnables qu’ils encourent dans l’exercice de leurs fonctions sur présentation de pièces justificatives.

4.08 Pouvoirs du conseil
Les membres du conseil d’administration gèrent les affaires de l’Association et sont les garants de sa mission. Sous réserve de l’article 4.12 du présent Règlement, le conseil d’administration exerce ses pouvoirs par voie de résolutions adoptées au cours d’une réunion dans le cadre de laquelle le quorum est respecté et maintenu, ou au moyen de résolutions écrites signées par tous les administrateurs de l’Association.

Le conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées utiles ou nécessaires pour permettre à l’Association d’accepter, d’acquérir, de solliciter ou de recevoir des legs, présents et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir ses objectifs et ses principes directeurs.

4.09 Convocation
Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire de l’Association: ..
a) sur réquisition du président:
b) sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration.
c) à tout autre moment déjà établi par le conseil d’administration.

4.10 Avis de convocation
Un avis de convocation spécifiant la date, l’heure, le lieu ainsi que les questions devant être traitées à la réunion doit être envoyé par la poste régulière à la résidence des administrateurs au moins cinq jours ouvrables avant la tenue de la réunion. Cet avis peut aussi être donné par télécopieur ou courriel, auquel cas l’avis doit être communiqué au moins deux jours ouvrables avant la tenue de la réunion.

4.11 Renonciation à l’avis de convocation
Un administrateur peut renoncer en tout temps et de toute manière à un avis de convocation d’une réunion du conseil d’administration ou autrement consentir à une telle réunion; la présence d’un administrateur à une réunion du conseil d’administration constitue une renonciation à l’avis de convocation, sauf lorsque l’administrateur est présent dans le but exprès de s’objecter à celle-ci ou à ce qu’il n’y soit traité aucune affaire au motif que cette réunion n’est pas régulièrement convoquée.

4.12 Participation par appareils de communication
4.12.1 Un administrateur peut, si tous les administrateurs de l’Association y consentent participer â une réunion des administrateurs à l’aide d’appareils de communication qui permettent à toutes les personnes participant à la réunion de communiquer entre elles et, de ce fait, l’administrateur est réputé assister à cette réunion.
4.12.2 Lorsque le CA doit prendre des décisions sur des questions simples qui ne requièrent pas d’explications laborieuses ou sujettes à débat, le président ou un officier désigné pourra présenter des résolutions aux administrateurs par courriel pour leur assentiment. Si, ayant reçu les résolution proposées, tous les administrateurs répondent par courriel de façon positive, le président confirmera à chacun avoir reçu l’assentiment unanime de tous et,
– ils sera entendu que les administrateurs auront tous renoncé à l’avis de convocation,
– il sera entendu qu’une réunion virtuelle du CA aura été tenue à la date de la confirmation du président,
– les résolutions seront considérées adoptées à l’unanimité et
– le secrétaire rédigera un procès verbal qui sera transmis aux administrateurs et soumis pour approbation à la prochaine réunion du conseil.
Advenant toutefois qu’un ou des administrateurs ne donne pas son assentiment ou qu’il ne réponde pas dans un délai raisonnable:
– les résolutions seront considérées en suspens,
– le président ou l’officier désigné pourra convoquer une réunion physique du CA pour débattre des résolutions et les adopter ou rejeter selon les procédures normales.

4.13 Résolution tenant lieu de réunion
Les résolutions écrites et signées par tous les administrateurs autorisés à l’égard de celles-ci lors d’une réunion du conseil d’administration, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une telle réunion. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé dans le registre des procès-verbaux des résolutions du livre de l’Association.

4.14 Vote au conseil d´administration
Chaque administrateur a droit à un vote. Toute question soulevée dans le cadre d’une réunion doit être décidée à la majorité des votes; en cas d’égalité des voix le président aura droit à un vote prépondérant.

4.15.Observateurs aux réunions du Conseil d’administration

Les conseils d’administration de l’AHQ (C.A.) sont ouverts à tous les membres qui désirent y assister à titre d’observateur

5.00 OFFICIERS

5.01 Nomination
Le conseil d’administration peut, en cas de vacance, nommer un président, un vice-président, un secrétaire ou un trésorier.  Si une même personne cumule les fonctions de secrétaire et trésorier, cette personne peut être désignée sous le nom de secrétaire-trésorier.

5.02 Autres postes
Le conseil d’administration peut, lorsqu’il le juge utile, créer d’autres postes et nommer, pour les occuper, les officiers, employés ou mandataires qu’il juge à propos, lesquels exerceront les pouvoirs et rempliront les fonctions et devoirs que le conseil d’administration pourra leur déléguer par résolution.

5.03 Cumul
Une même personne peut occuper deux ou plusieurs postes au sein de l’Association.

5.04 Durée des fonctions
Les officiers occupent leur charge à compter du jour de leur nomination pour un terme d’un an ou jusqu’au moment de leur remplacement.

5.05 Attributions

5.05.01 Le président
Le président est le premier cadre de l’Association. II doit présider toutes les assemblées de l’Association et du conseil d’administration. II est directement responsable de la gestion des affaires internes de l’Association et doit veiller à l’application de tous les ordres et de toutes les résolutions du conseil d’administration. Le président doit être choisi parmi les administrateurs.

5.05.02 Le vice-président
Le vice-président doit, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le remplacer et exercer ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l’occasion le conseil d’administration.

5.05.03 Le trésorier
Le trésorier doit avoir la garde des fonds et des valeurs mobilières de l’Association et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de l’Association dans des registres prévus à cet effet et déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de l’Association dans une banque à charte, une société de fiducie ou une Caisse Populaire ou dans le cas de valeurs mobilières, les confier à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le conseil d’administration. II doit dépenser les fonds de l’Association à la demande de l’autorité compétente, en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre au président et aux administrateurs, lors de toute réunion du conseil d’administration ou à leur demande, un compte de toutes les transactions le bilan de la situation financière de l’Association. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le conseil d’administration.

5.05.04 Le secrétaire
Le conseil d’administration peut autoriser le secrétaire, par résolution, à s’occuper de façon générale des affaires internes de l’Association sous la surveillance des officiers; le secrétaire doit assister à toutes les réunions comme secrétaire et enregistrer tous les procès-verbaux dans les livres à cet effet. II doit donner ou faire donner des avis de convocation des
assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le conseil d’administration ou le président dont il relèvera.

5.06 Délégation des pouvoirs d’un officier
En cas d’absence, d’incapacité ou de refus d’agir de tout officier de l’Association ou pour tout autre motif que le conseil d’administration juge suffisant, ce dernier peut déléguer, pour le temps nécessaire, tout ou partie des pouvoirs de tel officier à un autre officier ou à un administrateur.

5.07 Démission et destitution
Tout officier peut démissionner en tout temps en remettant sa démission au conseil d’administration. Tout officier peut être destitué en tout temps au moyen d’une résolution adoptée par la majorité des administrateurs  sujet toutefois, au contrat qui peut lier l’Association à un officier.

5.08 Rémunération
Les officiers et autres employés de l’Association recevront pour leurs travaux telle rémunération qui sera déterminée de temps à autre par le conseil d’administration.

5.09 Limitation des mandats consécutifs des officiers

Les mandats des Président et Vice-président sont limités à un maximum de 3 mandats consécutifs pour un total de 3 années.

6.00 RESPONSABILITÉ DES ADMINISTRATEURS, OFFICIERS ET AUTRES REPRÉSENTANTS

6.01 Limitation de responsabilité
Aucun administrateur ou officier de l’Association n’est responsable des encaissements, négligences ou défauts d’un autre administrateur, fonctionnaire ou employé. Ils ne sont pas non plus responsables de dommages ou dépenses occasionnés à l’Association par l’insuffisance ou défaut de titre de tout bien acquis pour l’Association par ordre des administrateurs, ou de l’insuffisance ou de la faiblesse de toute garantie sur laquelle l’Association s´est déssaisie d’argent ou d’autres biens ou les a investis, ou de toute perte ou dommage résultant de la faillite, de l’insolvabilité ou des actes fautifs de toute personne, firme ou corporation avec laquelle de l’argent, des valeurs mobilières ou des effets ont été logés ou déposés, ou de toute autre perte ou dommage de quelque nature que ce soit, dans l’exécution de ses fonctions ou en relation avec celles-ci, à moins qu’elles ne soient survenues par le fait de sa négligence ou son incurie.

6.02 Indemnités
Les administrateurs de l’Association sont par les présentes autorisés, sans l’approbation ou la confirmation des membres, à faire en sorte que la Association indemnise ou prenne le fait et cause pour tout administrateur ou officier ainsi que leurs héritiers, ayants droit et représentants légaux, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’Association:
a) de tous frais, charges et dépenses que cet administrateur ou officier subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et
b) de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’Association, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

7.00 EMPRUNT

7.01 Pouvoirs d’emprunt
Sous réserve de la Loi et des Lettres Patentes de l’Association, les administrateurs peuvent, aux conditions qu’ils jugent raisonnables, de temps à autre, sans le consentement des membres:
a) emprunter de l’argent sur le crédit de l’Association;
b) restreindre ou augmenter la somme à emprunter;
c) émettre des obligations ou autres valeurs de l’Association et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables;
d) hypothéquer les immeubles et les meubles ou autrement frapper d’une charge quelconque les biens meubles et immeubles de l’Association.

7.02 Délégation

Dans les limites permises par la Loi, le conseil d’administration peut, de temps à autre, déléguer à un ou plusieurs officiers de l’Association, désignés par le conseil, tous ou partie des pouvoirs énumérés ci-dessus, dans la mesure et de la façon déterminées par le conseil d’administration au moment de la délégation. Les pouvoirs des officiers peuvent être exercés par toute autre personne spécialement nommée par le conseil d’administration à cette fin, en cas d’incapacité d’agir de ces officiers.

8.00 ATTESTATION DE DOCUMENTS

Les contrats, actes ou autres documents exigeant la signature de l’Association sont signés par deux officiers et engagent, une fois signés, l’Association sans aucune autre formalité.

Le conseil d’administration est autorisé à nommer, par résolution, certains officiers de l’Association comme signataires autorisés ainsi que tout courtier en valeurs mobilières comme fondé de pouvoir pour le transfert et l’achat de titres, objets ou autres valeurs mobilières de l’Association.

9.00 ADOPTION, ABROGATION ET AMENDEMENT

Le conseil d’administration peut, de temps à autre, adopter ou promulguer de  nouveaux règlements, non contraires à la Loi et aux Lettres Patentes de l’Association. II peut abroger, amender ou remettre en vigueur d’autres règlements de l’Association. Ces nouveaux règlements ou amendements ou réadoptions, doivent, à moins qu’ils n’aient été sanctionnés à une assemblée convoquée à cette fin, n’avoir d’effet que jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres et à défaut d’y être sanctionnés, ils cessent d’être en vigueur à partir de ce moment.

Toute abrogation ou tout amendement des Lettres Patentes de l’Association n’entrera en vigueur que lors de leur dépôt devant le Registraire des Entreprises du Québec..

Mise à jour février 2011 – Imprimé le 2011-03-17 à Montréal